Bien gérer la facturation de l'entreprise

La gestion de la trésorerie est importante pour les entreprises de toutes les tailles et de tous les secteurs d’activité. Gérer son entreprise n’est pas une tâche facile et nécessite un certain soutien dans différents processus comme la facturation. Cette dernière est à ne pas négliger. La gestion de la facturation constitue un véritable enjeu pour le succès et le développement de la société. Pour une gestion fiable et efficace, le respect de certaines règles s’impose : gestion de factures, forme juridique, étude de marché, business plan… Si vous êtes un jeune entrepreneur qui souhaite créer votre propre entreprise, l’équipe de Statutentreprise.com vous accompagne dans vos premières démarches administratives en proposant des informations, des conseils et des solutions adaptés à chaque projet.

Une méthodologie bien précise et une organisation efficace.

Bien communiquer les conditions de paiement aux clients.

Contrôler la solvabilité des clients et demander un acompte.

Le rappel de paiement au client dans des délais bien réfléchis.

Numériser des factures papiers

La numérisation des factures papier consiste à conserver des factures d’achat ou/et des factures de vente sous forme dématérialisée alors qu’elles ont été envoyées ou reçues sur support papier. Les factures numérisées doivent être identiques aux factures papiers, il n’est pas légal de les retoucher. Elles doivent aussi être stockées sous format PDF. Cela aide à favoriser la dynamique de dématérialisation des processus de facturation et à réaliser des gains de productivité en abandonnant l’archivage de documents papier. Il faut toutefois respecter les modalités de conservation des factures.

Numériser des factures papiers

Les modes de gestion de factures

Facturier papier

Facturier papier

Rien n’empêche un entrepreneur de gérer ses factures avec un facturier papier contenant des factures pré-imprimées pré-numérotées et contenant des mentions obligatoires. Attention toutefois aux risques d’erreur.

Tableur ou Texte

Tableur ou Texte

Gérer ses factures sur un tableur ou un traitement de texte c’est une informatisation dans certaines mesures. On parle de modèle personnalisé à suivre à chaque génération de nouvelle facture via un tableur ou texte.

Logiciel de facturation

Logiciel de facturation

C’est la solution idéale pour gagner du temps et réduire le risque d’erreur. Le processus de la gestion de facturation est ainsi simplifié et on bénéficie de la centralisation de l’information pour des éventuelles recherches.

Attention aux factures incomplètes ou inexactes

Chaque facture doit obligatoirement respecter certaines mentions obligatoires afin de ne pas être considérée comme facture incomplète ou inexacte. Dans le cas échéant, certaines sanctions s’imposent telles que des amendes à l’encontre du dirigeant responsable de l’entreprise ou à l’encontre de l’entreprise. Ces sanctions peuvent aller jusqu’à l’exclusion des marchés publics pendant cinq ans.

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Classer ses factures

Classer ses factures

En comptabilité, le classement des factures est essentiel pour permettre une bonne organisation et faciliter la recherche des justificatifs notamment lors du contrôle fiscal.

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Numéroter ses factures

Chaque facture est caractérisée par un numéro unique qui suit une séquence chronologique faisant les liaisons avec les anciennes factures. Il y a certaines obligations à suivre.

Les logiciels de suivi
de la facturation

Puisque la facturation est une tâche incontournable pour l’entreprise, il est important d’utiliser un logiciel de facturation. Le premier avantage d’une telle solution est la centralisation des données pour assurer l’unicité des informations. Avec un logiciel de facturation, on est sûr de respecter les règles liées à la facturation et respecter les modalités de conservation des factures. Il automatise le processus et atténue le risque d’oubli de facturation. Enfin, il permet le suivi de l’évolution des affaires et de gagner un temps précieux avec des modèles de facture prédéfinis.