Les notes de frais doivent être impérativement conservées, pour que les salariés soient remboursés de leurs dépenses en temps et en heure et pour que l’entreprise évite un redressement fiscal suite à des dépenses non justifiées.
Or, les notes de frais sont le plus souvent constituées de documents en format papier : tickets de caisse, factures … ces documents s’égarent facilement ; par ailleurs ils imposent au service comptable un suivi rigoureux et chronophage.
Peut-on dématérialiser sa note de frais, et sous quelle forme peut-on le faire ?
Pourquoi les notes de frais sont-elles indispensables ?
Les notes de frais sont des justificatifs indispensables, qui permettent au service comptable de pouvoir assurer en temps et en heure le remboursement des frais générés par les salariés pour le compte de l’entreprise.
Si le salarié n’est pas en mesure de fournir un justificatif en bonne et due forme des frais engagés pour le compte de l’entreprise, alors le service comptable ne pourra pas effectuer le remboursement du collaborateur.
En effet, lors d’un contrôle URSSAF, des justificatifs peuvent être réclamés pour toutes les dépenses de l’entreprise ; si le service comptabilité ne peut pas fournir de justificatifs il risque un redressement fiscal.
D’où l’importance des notes de frais, qui justifient les dépenses occasionnées.
On considère comme notes de frais les justificatifs des dépenses générées par les événements suivants
- · Déplacement pour le compte de l’entreprise : billets de transport, parking, péage, essence, location de voiture, taxi …
- · Repas pris à l’extérieur
- · Déplacement sur plusieurs jours avec hôtel
- · Cadeaux ou invitations de clients réalisés pour le compte de l’entreprise …
Ces frais sont débités sous différents intitulés, dans les documents comptables ; ils sont tous regroupés sous le compte 6 (comptes de charges)
Pourquoi dématérialiser les notes de frais ?
Automatiser la dématérialisation de notes de frais, à l’aide d’outils comme Expensya, permet une réelle simplification des procédures, à différents niveaux :
- · La fonctionnalité simplifie les démarches de tous : en photographiant et scannant les documents justificatifs comme les tickets de caisse, les collaborateurs transmettent directement l’information au service comptabilité. Il n’est plus nécessaire de relancer les salariés individuellement pour regrouper les notes de frais ; et les risques de pertes des documents sont considérablement diminués.
- · Dans les structures multisites, les procédures sont visiblement simplifiées également, puisque les documents peuvent être transmis en temps réel à la comptabilité et provenir d’origines multiples.
- · Un outil de dématérialisation des notes de frais permet en outre d’éviter tous les doublons : un système d’alertes est en effet mis en place et permet d’éviter ce type de situation.
- · Les applications comme Expensya permettent très facilement d’ajouter un ou plusieurs collaborateurs sur l’outil dès l’embauche de celui-ci ; ainsi, l’outil évolue avec le nombre de collaborateurs et s’adapte aux besoins de l’entreprise en fonction du nombre de salariés.
- · Il est également possible, en entrant les paramètres bancaires de l’entreprise dans l’application, de rembourser directement ses collaborateurs par le biais de l’outil en faisant un virement sur leur compte.
- · Si vos collaborateurs ont de nombreux déplacements à l’étranger, l’application convertit automatiquement les devises au taux du jour. Si votre commercial doit se faire rembourser un restaurant à Rome ou un billet de train en Angleterre, rien de plus facile !