Une Enterprise Resource Planning ou ERP ou encore Progiciel de Gestion Intégré ou PGI représente un système d’information permettant de suivre et de gérer quotidiennement l’ensemble des services et des informations opérationnelles d’une société.
Le marché des ERP est en perpétuelle évolution et les innovations techniques et la transformation des usages ont changé profondément les façons de fabriquer cet outil central dans la vie des entreprises. Il est alors crucial de faire un cahier de charge pour le suivi.
Tout savoir sur le cahier des charges ERP
Le cahier des charges pour le logiciel ERP définit les besoins d’une entreprise avec les attentes métier. Il projette la société dans le futur en l’incitant à répondre aux questions adéquates, notamment sur la raison de vous lancer dans un projet ERP, la connaissance des bénéfices à l’intégration du logiciel ERP, dans le cas contraire, connaitre les impacts sur la production, l’initiative, les principaux acteurs et l’offre du marché.
Un cahier des charges devra servir à connaitre le lien entre besoins technologiques du futur outil ERP et besoins métiers de la société et possibilités fonctionnelles. En plus clair, le cahier des charges ERP peut formaliser la couverture fonctionnelle (gestion des stocks, gestion comptabilité client, suivi des commandes …) et structurelle (filiales, usines, boutiques …) de votre projet.
Le cahier des charges permet également de présenter votre société, son type de gestion et les processus internes. C’est le document référentiel pour le projet ERP et cela représente la base d’une relation contractuelle entre vous, votre intégrateur de solutions et le client. Vous pouvez faire quelques recherches pour En savoir davantage sur la rédaction d'un cahier des charges pour la mise en place d'un ERP.
Pour quelles raisons le cahier des charges est-il utile pour votre projet ERP ?
Mettre en place d’un ERP en entreprise relève des buts stratégiques pour cette dernière. La gestion de projet peut alors prendre toute son importance. Implanter le logiciel ERP se devra d’être un succès. Dans tout projets ERP, de nombreux interlocuteurs majeurs sont donc identifiés. Une compréhension générale s’avère compliquer à quelques étapes du développement. Certaines demandes trop floues et des devis supplémentaires pourront alors apparaître.
Ce cahier des charges ERP permettra de revenir aux bases et aux informations définies en amont. Il peut recentrer les discussions sur les fonctions et buts visés. La rédaction parfaite d’un cahier des charges permet également de comparer les réponses de tous les intégrateurs d’un progiciel ainsi que leur compréhension du projet.
L’objectif de cette démarche n’est pas notamment d’impliquer un bon grand nombre de prestataires et une solution, mais de faire la comparaison objective des offres sur un même contenu. Vous aurez plus de simplicité pour comparer toutes les propositions de valeur. Vous pouvez vous tromper dans certains critères de choix de votre outil ERP et de l’intégrateur.
Qui rédige le cahier des charges d’une solution ERP ?
Rédiger un cahier des charges ERP n’est pas un simple exercice. Cela peut demander une expertise sur votre métier et sur l’ensemble du système d’information et des processus internes. C’est également un exercice de projection vers votre stratégie future et votre organisation qui devra être organisée pour que l’ERP soit conforme à vos demandes actuelles et celles du futur.
De ce fait, le porteur du projet devra être le premier contributeur à réaliser le cahier des charges. Il s’agit ici du maître d’ouvrage du projet. C’est notamment le représentant de la société porteur du besoin, ce qui signifie soit le cabinet de conseil mandaté soit une personne en interne, pour réaliser cette tâche, ou bien les deux.
L’assistance à maitrise d’ouvrage ou maître d’ouvrage est responsable, entre autres, des buts associés au projet, du choix final de la solution et de la définition du besoin. Cela implique entre autres la rédaction du cahier des charges.
Du fait de tous les enjeux que présente l’implémentation d’un ERP, plusieurs entreprises de différentes tailles choisissent un accompagnement dans la définition des attentes, la sollicitation des intégrateurs potentiels et l’établissement du cahier des charges. Tout dépendra de vos ressources, de votre calendrier et de vos compétences internes.
Comment bien remplir votre cahier des charges ERP ?
Avant toute chose, il est crucial de suivre quelques conseils avant de rédiger votre cahier de charges. Il faut toujours penser à recentrer votre projet autour de la raison et des buts que vous fixez. Il faut éviter les listes de fonctionnalités standards et « basiques » à toute entreprise afin de mettre l’accent sur les processus métier.
Puis, nommez le maître d’ouvrage, puis définissez le cadre de toutes ses responsabilités. Ensuite, il faut classer les fonctions et processus selon l’ordre stratégique. Puis, il faudrait ajouter leur description. Fournissez ensuite des documents d’exemples. Vous devez anticiper sur la conduite au changement auprès du département informatique et des autres services.
Vous devez penser agilité et à long terme. Puis, pensez ROI et TCO pour votre solution ERP. Il est important aussi d’inciter votre intégrateur à être précis et fournir la grille de questions en plus de votre document principal. Vous devez laisser des questions ouvertes sur les objectifs et enjeux pour avoir des retours d’analyse et quelques créativités de l’intégrateur.