Publié le : 01 avril 20215 mins de lecture
Gérer ses documents en version papier implique d’énormes tâches qui sont très souvent sources d’erreurs et de fraudes. Heureusement qu’il existe un moyen pour éviter cela : la dématérialisation. Cette dernière fait partie des grands enjeux de la numérisation. Elle consiste à remplacer les supports d’informations matériels, en l’occurrence les factures fournisseurs, par des fichiers informatiques. Certaines entreprises restent quand même réticentes face à cette numérisation. Toutefois, si l’administration publique et de plus en plus d’entreprises privées optent pour ce procédé révolutionnaire, c’est qu’il procure multiples avantages.
Un réel gain de temps, d’argent et de productivité
C’est une évidence, la dématérialisation permet à une entreprise de réduire non seulement le délai mais aussi les coûts de traitement de ses factures. Le traitement manuel demande, tout d’abord, la réception par courrier, par mail ou encore par voie postale des factures. Les employés du service de la comptabilité devront, par la suite, intégrer les données dans leur outil comptable. Et, c’est seulement après qu’ils vont se déplacer physiquement pour faire approuver les documents. Par contre, avec la dématérialisation des factures, tout le traitement est automatisé. Cliquez ici pour plus d’infos. Le comptable n’a plus à vérifier tous les documents ou à se soucier s’ils ont été approuvés. En seulement quelques clics, il peut les envoyer à la personne concernée. Le processus de traitement se trouve ainsi accéléré. Le comptable peut traiter plus de factures qu’il ne peut faire avec le traitement manuel. Les factures physiques génèrent, par ailleurs, des dépenses supplémentaires comme les papiers, l’encre et même des dépenses salariales. En effet, plus une entreprise s’agrandit, plus il y aura de factures fournisseurs à gérer. Elle sera donc dans l’obligation de recruter d’autres employés pour gérer les factures supplémentaires. L’entreprise peut éviter ces dépenses en dématérialisant ses factures fournisseurs.
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Des documents mieux sécurisés
Outre le gain de productivité, la dématérialisation des factures fournisseurs, permet de stocker l’ensemble des documents de l’entreprise dans un cloud. Ces derniers sont ainsi centralisés et seules les personnes habilitées y ont accès. Les risques de fraude et de vol sont, de ce fait, minimes. Vous pouvez, par ailleurs, éviter les fuites de documents confidentiels. De plus, les solutions de dématérialisation sont généralement accompagnées d’un système de sauvegarde. Cela vous permettra de récupérer les données que vous avez accidentellement supprimées. La sécurité de vos documents fournisseurs est, par conséquent, garantie. Inutile de préciser que les factures physiques peuvent très bien se dégrader à cause de l’humidité ou de la poussière. Pour leur sécurisation, procéder au stockage numérique est toujours mieux. Les données entièrement numérisées sont toutefois exposées au risque de piratage. Pour vous protéger, les prestataires s’assurent de vous fournir les installations informatiques les plus performantes. Afin de garder cette performance, ils vous fournissent également les éventuelles mises à jour.
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Des avantages écologiques assurés
L’avantage de la dématérialisation des factures ne se limite pas seulement sur les plans financier et sécuritaire. Il s’étend également sur le plan environnemental. Mais en quoi la numérisation contribue-elle à la protection de l’environnement ? Vous avez surement déjà entendu parler du « zéro papier ». Il s’agit d’une politique visant à restreindre l’utilisation d’encre et de papiers pour protéger l’environnement. Une étude a montré qu’un seul employé peut consommer 2500 feuilles de papier, voire même plus, par an. L’impact environnemental de la dématérialisation de la facture fournisseur est ainsi non négligeable. Entre autres, la numérisation des documents fournisseurs favorise le télétravail. En effet, grâce à internet, les employés de l’entreprise peuvent accéder au cloud et traiter les factures où qu’ils soient. Les pollutions causées par les déplacements en voiture se trouvent, par conséquent, réduites.