Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié ?

Logiciel de caisse certifié

Les nouvelles règles sur les systèmes de caisse sont applicables depuis le 1er janvier 2018 à tous les assujettis à la TVA. Mises en avant par la loi de finances de 2018, ces mesures entrent dans le cadre d’un plan de lutte contre la fraude à la TVA. Elles visent à donner plus de transparence aux recettes engrangées par les commerces et partant au système fiscal. On encourage ainsi les commerces à se doter d’un logiciel de caisse certifié suivant la norme NF525.

Référentiel technique

Un logiciel de caisse certifié comme celui proposé par Apitic répond à quatre conditions :

Inaltérabilité

L’objectif est d’empêcher l’accès des utilisateurs aux fonctions de modification et de préserver les données originales considérées comme inaltérables. Dès qu’une donnée est enregistrée, elle est en principe non modifiable. Cela vaut également pour toutes les nouvelles entrées, qu’il s’agisse de corrections ou de modifications. L’intégrité des données est par conséquent garantie en toute circonstance. Si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions de paiement, visitez le site Gataka.

Sécurité

La sécurité est un autre atout que présente le logiciel de caisse certifié. D’une grande fiabilité, c’est un outil qui permet la vérification des données dans l’état de leur enregistrement d’origine.

Conservation des données

Les données restent en ligne et font l’objet d’un archivage à l’issue de tout exercice comptable.

Archivage

Sachant que toutes les entrées sont datées, l’objectif de la procédure d’archivage est de sauvegarder les données afin de garantir leur traçabilité. En cas de contrôle, les autorités fiscales peuvent en toute facilité, prendre connaissance de ces archives.

Si vous souhaitez avoir l’assurance que votre logiciel de caisse est aux normes, exigez un certificat. Délivré par des organismes comme l’Association française de normalisation (AFNOR), l’INFOCERT ou le laboratoire national de Métrologie et d’essais (LNE), le certificat vous rassure sur l’effectivité de tous les tests de conformité et de fiabilité auxquels la solution informatique a été soumise.

Qui sont concernés par la certification ?

L’obligation de disposer d’un logiciel de caisse certifié ne prend pas en compte pas les ventes de biens ou les prestations de services entre professionnels faisant l’objet d’une facture. Il en va de même pour les professionnels bénéficiant de l’exonération de base de la TVA. Par exemple, une personne faisant du commerce électronique et non assujettie à la TVA n’est pas tenue de faire usage d’un logiciel certifié.

Ce texte ne s’applique qu’aux commerces assujettis à la TVA effectuant des opérations avec des clients non assujettis et se limite aux logiciels disposant de fonctions de caisse pour enregistrer les opérations non facturées. Un logiciel de caisse ou de gestion doit nécessairement être certifié s’il a une fonction de caisse. Les balances de poids/prix sont également concernées lorsqu’elles ont une fonction de mémoire.

Autres détails

L’obligation de certification du logiciel de caisse s’adresse à tous les assujettis en France. Elle inclut donc les entreprises étrangères immatriculées à la TVA en France et non établies dans le pays. Toutefois, par mesure de tolérance administrative, cette mesure est facultative pour les entreprises étrangères immatriculées à la TVA non établies en France. En revanche, les succursales et filiales de sociétés étrangères opérant en France sont tenues de s’y soumettre.

La loi n’est pas limitée aux encaissements. Le dispositif vise tous les systèmes et logiciels de caisse qui permettent l’enregistrement des transactions de paiement des clients, quel que soit le mode de paiement.

Si vous êtes assujetti à la TVA, mais ne disposez pas actuellement d’un logiciel de caisse, vous pouvez toujours continuer à enregistrer manuellement vos transactions. Toutefois, si vous comptez faire l’acquisition d’un logiciel, il doit impérativement être certifié. Vous pouvez aussi mettre aux normes votre logiciel actuel en le faisant certifier.

Comment faciliter la gestion comptable de votre société ?
Choisir un cabinet d’expert-comptable en Gironde